Secrétaire Médicale H/F - CESU

Description du poste

Présentation de la structure Le SAMU 78 :

Basé à l’hôpital André Mignot au Chesnay-Rocquencourt, est un service stratégique du Centre Hospitalier de Versailles. Il assure la régulation médicale de l’ensemble du département des Yvelines. En 2024, le SAMU 78 a pris en charge plus de 915 000 appels et réalisé près de 12 400 sorties SMUR, confirmant son rôle central dans l’organisation des soins urgents pré hospitaliers.

Le service comprend :

1. le Centre de Réception et de Régulation des Appels (CRRA – Centre 15) ;
2. le SMUR adulte, opérationnel 24h/24 ;
3. la Cellule d’Urgence Médico-Psychologique (CUMP 78) ;
4. le Centre d’Enseignement des Soins d’Urgence (CESU 78)

Chargé de la formation aux gestes et soins d’urgence. Le SAMU 78 mobilise une équipe pluridisciplinaire d’environ 130 professionnels et assure la coordination avec l’ensemble des acteurs de la chaîne de secours et de la permanence des soins sur le territoire yvelinois.

Le CESU 78 Le Centre d’Enseignement des Soins d’Urgence (CESU 78) exerce une double mission : Activité de formation Le CESU 78 assure une activité principale de formation initiale et continue aux gestes et soins d’urgence, dans le respect des textes réglementaires en vigueur.

Ces formations s’adressent :

1. aux professionnels de santé ;
2. aux personnels exerçant au sein des établissements et structures de soins ;
3. aux professionnels en contact avec la petite enfance ;
4. à des professionnels d’autres secteurs d’activité ;
5. ainsi qu’au grand public..

Activité d’édition des attestations AFGSU Conformément à la réglementation en vigueur, les CESU sont les seuls organismes habilités à éditer les attestations de formation AFGSU niveaux 1 et 2, ainsi que leurs recyclages. Dans ce cadre, le CESU 78 est conventionné avec environ 150 partenaires (organismes de formation dispensant des formations AFGSU).

En 2025, le CESU 78 a ainsi assuré l’édition d’environ 35 000 attestations AFGSU, témoignant de son rôle central au niveau national.

Liaisons Liaisons hiérarchiques directes (N+1) :

1. Coordonnateur général des soins
2. Cadre paramédical de pôle
3. Cadre administratif de pôle
4. Cadre paramédical IADE Liaisons fonctionnelles
5. Chef de service
6. Médecin responsable de l’UF CESU 78

Mission générale :

1. En coordination avec l’autre secrétaire du CESU, assurer la gestion administrative, organisationnelle et logistique du CESU 78.
2. Garantir l’accueil, l’information et l’orientation des différents publics, ainsi que la communication interne et externe du centre.

Missions spécifiques:

1. Activités de secrétariat et de gestion administrative
2. Élaboration des devis et suivi administratif des actions de formation
3. Rédaction et suivi des conventions
4. Réception, contrôle et gestion des listes d’apprenants
5. Gestion des documents administratifs pré-formation (convocations, programmes, plans de formation et autres documents réglementaires)
6. Gestion et contrôle des feuilles d’émargement
7. Réception et gestion des listes d’apprenants
8. Édition, enregistrement et envoi des attestations de formation
9. Initialisation du circuit de facturation
10. Utilisation et suivi des outils réglementaires et des logiciels métiers
11. Participation à la conception, à l’actualisation et à l’alimentation des sites internet et des réseaux sociaux du CESU 78
12. Gestion de la formation et des dispositifs réglementaires
13. Assurer l’enregistrement, le suivi et la traçabilité des actions de formation, dans le respect des obligations réglementaires
14. Élaborer, mettre à jour et coordonner le planning des formations
15. Assurer la gestion administrative des formateurs (dossiers, disponibilités, convocations, suivi administratif)
16. Participer à l’élaboration, à l’actualisation et à la diffusion du catalogue de formation du CESU 78
17. Assurer une veille documentaire et réglementaire relative aux formations aux gestes et soins d’urgence
18. Garantir l’archivage conforme et sécurisé des documents de formation
19. Contribuer activement à la démarche qualité du CESU, notamment dans le cadre de la certification Qualiopi
20. Organisation et logistique
21. Gestion du planning des salles de formation
22. Préparation des documents pédagogiques et administratifs nécessaires à la formation
23. Participation à la préparation du matériel pédagogique
24. Participation à la préparation matérielle des salles
25. Gestion des stocks de fournitures bureautiques, pédagogiques, de courtoisie Accueil et communication
26. Accueil physique et téléphonique
27. Information et orientation des apprenants, intervenants et partenaires
28. Réponse adaptée aux demandes internes et externes Travail en équipe
29. Travail en binôme avec l’autre secrétaire du CESU 78
30. Participation aux réunions de l’équipe pédagogique
31. Travail en réseau avec les partenaires internes et externes
32. Participation aux réunions de l’équipe du secrétariat du SAMU/SMUR
33. Suppléance ponctuelle du secrétariat SAMU/SMUR en cas d’absence inopinée

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