Assistant(e) de direction

Description du poste

Positionnement dans la structure : L’assistant(e) de direction exerce au sein de la direction générale. Il/ elle est placé(e) sous l’autorité hiérarchique du directeur.

Présentation du contexte d’exercice : Le Centre hospitalier de Versailles est un établissement de santé public, support du GHT (groupement hospitalier de territoire) Yvelines Sud. Il est en direction commune avec le Centre hospitalier de Plaisir, l'Hôpital Le Vésinet, le Centre Hospitalier de la Mauldre et l'EHPAD Les Aulnettes de Viroflay. En qualité d’assistant(e) du directeur, il/ elle exerce sur le périmètre d’action du directeur général et de la directrice générale adjointe.

MISSION GENERALE

L’assistant(e) de direction assiste le directeur général et la directrice générale adjointe afin de faciliter et d’optimiser leur agenda en lien avec l’agenda institutionnel et les priorités stratégiques.En étroite collaboration, il/ elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant soutenir l’activité de la direction générale. A ce titre, il assiste le DG et la DGA dans leurs missions au quotidien et assure l’accueil physique et téléphonique de la direction générale. Il/elle gère le traitement et la circulation de l’information interne et externe de la direction générale ainsi que le suivi des dossiers en lien avec la direction générale. Pour ce faire, il impulse et veille à la diffusion des bonnes pratiques dans les différents secrétariats.

1/ Organiser et faciliter l’agenda du directeur général et du directeur général adjoint

1. Faciliter les agendas et le travail du DG et DGA
2. Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du DG et DGA (prise de rendez-vous, tenue et suivi de l’agenda)
3. Être en appui à la préparation et au suivi de l’agenda institutionnel en lien avec le Directeur général et la Directrice générale adjointe
4. Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du DG et DGA (documents, rapports, supports de communication, notes pour les réunions…) Et faire le lien nécessaire avec les secrétariats des directions fonctionnelles concernées

2/Assurer la mise en œuvre et le suivi des tâches administratives permettant le bon fonctionnement de la direction générale

1. Assurer l’accueil physique et téléphonique de la DG et assurer la bonne orientation
2. Organiser le tri et l’archivage des documents et s’assurer de la bonne gestion documentaire.
3. Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables pour la DG
4. Assurer la gestion et mise à jour des panneaux d’affichage des documents officiels, hors ressources humaines et communication
5. Assurer la maintenance des canaux de diffusion
6. Assurer la gestion des réservations des salles
7. Participer au suivi administratif des dossiers individuels de l'équipe de direction et des congés et préparation des évaluations annuelles
8. Etre en appui à l’élaboration et au suivi du calendrier prévisionnel des gardes de direction et des astreintes administratives de la direction commune

3/ Réaliser le traitement, la gestion, l’orientation et le suivi de l’information (courrier/mail) de la direction générale

L’assistant(e) de direction assure l’ouverture, le tri, l’enregistrement et la ventilation de l’information arrivant à la DG en lien avec les directions fonctionnelles. Pour ce faire, elle assure notamment :

1. Assurer la gestion et organisation des boîtes mail
2. Assurer la gestion et la diffusion du courrier/ mail
3. ssurer la gestion des parapheurs en lien avec les directions fonctionnelles
4. Rédiger et mettre en forme de courriers, mails et autres documents
5. Mettre à jour les modèles types de courriers

4/ Faciliter la préparation, le suivi et le bon déroulé des instances pilotées par la direction générale

L’assistant(e) de direction veille à la préparation, le suivi et le bon déroulé des instances pilotées par la DG à savoir : Conseil de surveillance, Directoire, CODIR, réunion des cadres, Comité stratégique de GHT, Comité territorial des élus Pour ce faire, il/elle assure notamment :

1. Préparation et organisation de la logistique des différentes instances/ réunions / événements organisés par la DG (réservation et installation des salles, restauration et logistique... etc)
2. Préparation et suivi des trames d’ordre du jour

MISSIONS SPECIFIQUES : Missions ponctuelles en fonction des besoins

Contraintes

1. Adaptation aux besoins évolutifs
2. Travail posté, travail sur écran

Avantages liés au poste

1. Contacts avec des interlocuteurs variés du secrétariat de direction
2. Vision transversale du pilotage d’un établissement et de sa direction commune
3. En fonction du profil, promotion professionnelle envisageable
4. Un accès à une large offre de formation continue
5. Un équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle grâce à une offre de service large : crèche, maison des soignants, avantages consos, loisirs, solidarité, prestations sociales avec la CGOS...
6. Des dispositifs pour favoriser la mobilité durable etc.

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