Assistant administrative DROM-R H/F

CDI
Non précisé
Non-Cadre
Dès que possible
Horaires normaux - Jour
Temps plein
Ouvert aux travailleurs handicapés
Espace candidat
Assistant administrative DROM-R H/F

Description du poste

Au titre d’assistant(e) la DROM-R, il/elle assure la gestion de l’agenda du directeur (agenda complexe avec une forte dimension territoriale) ; organise les réunions et les déplacements et assure la préparation des dossiers. En outre, il/ elle est en charge des missions suivantes :

(1) Mise en place d’une base documentaire et suivi de sa gestion :

  1. Traitement, circulation et archivage des documents reçus par le directeur (courriers internes et externes, courriels, notes d’information, notes de service, décisions, arrêtés et décisions, etc.) au sein de la gestion documentaire de la DROM-R ;
  2. Suivi des décisions de la direction et de leur mise à jour ;
  3. Organisation et gestion et des dossiers numériques partagés au niveau du secrétariat de la DROM-R ;
  4. Gestion des parapheurs en lien avec les directions fonctionnelles ;
  5. Rédaction et mise en forme de courriers et autres documents ;
  6. Suivi et ajustement de la forme des documents internes reçus (respect du papier à en-tête, etc.) en lien avec le secrétariat général et la direction générale.

(2) Appui à la coordination des instances et des réunions thématiques pilotées par la DROM-R :

  1. Préparation, suivi et appui à la préparation des instances médicales (CMG, CME et sous commissions) en lien avec l’agenda institutionnel du centre hospitalier de Versailles et des établissements de la direction commune, et avec le secrétariat général ;
  2. Préparation et suivi des trames d’ordre du jour pour les instances précitées ;
  3. Suivi du calendrier pour la préparation et l’envoi des ordres du jour, en lien avec le secrétariat général ;

(3) Préparation et organisation des réunions de la direction :

  1. Réservation, préparation et vérification des salles de réunion pour l’accueil des instances et réunions thématiques susmentionnées, préparation de supports quand nécessaire
  2. Rédaction, suivi et archivage des comptes rendus des instances susmentionnées
  3. Contribution à la préparation des événements institutionnels (journée d’accueil des internes, des étudiants en santé, etc.)
  4. Préparation et mise en ligne des annonces de recrutements médicaux sur le site web et les réseaux sociaux
  5. Suivi d’indicateurs et de tableaux internes à la direction

Missions spécifiques :

  1. Il/ elle assure la continuité de service pendant les congés de l’attachée de direction
  2. Missions ponctuelles en fonction des besoins

Autres détails

Profil recherché

Expériences professionnelles :

  1. Expérience dans le métier d’assistant(e) de direction serait appréciée mais débutant(e) accepté(e)
  2. Connaissances du milieu hospitalier et médical en particulier appréciées

Savoir être :

  1. Rigueur et organisation
  2. Grande discrétion professionnelle et confidentialité
  3. Capacité d’adaptation et réactivité
  4. Force de proposition, esprit d’initiative ;
  5. Sens de l’écoute
  6. Loyauté
  7. Aisance professionnelle

Savoir faire :

  1. Bonne aptitude rédactionnelle et de synthèse ;
  2. Maitrise des outils bureautiques (notamment Word, Excel, Outlook & PowerPoint)
  3. S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés (pour l’accueil et réception)
  4. Méthode de classement et d’archivage
  5. Bonne gestion administrative (organisation et classement etc)
  6. Élaboration, adaptation et optimisation de l’agenda
  7. Capacité à anticiper, prioriser les besoins et les urgences, à s’adapter aux situations et aux changements, à respecter les délais ;
  8. Savoir planifier son travail et prioriser les tâches et les demandes
  9. Savoir traiter l’information : la rechercher, la recevoir, l’analyser, la synthétiser et la transmettre

Description de l'établissement

Le Centre hospitalier de Versailles est un établissement de santé public, support du GHT (groupement hospitalier de territoire) Yvelines Sud.

Les équipes du CHV, plus de 3000 professionnels, se répartissent sur le territoire des Yvelines Sud : l'hôpital André Mignot au Chesnay-Rocquencourt, le site Richaud et la Maison Despagne à Versailles, les centres d'action médico-sociale précoce (CAMSP) à Versailles et à Trappes, les centres de soins, d'accompagnement et de prévention en addictologie (CSAPA) à Rambouillet, à Trappes et à Versailles.

Le CHV offre des soins de qualité centrés sur les parcours patients : personnes âgées, santé mentale (enfant/adolescent et adulte) ou encore rééducation. Siège du SAMU 78, le CHV dispose également d'un service d'accueil des urgences adultes et enfants, d'une unité médico-judiciaire, d'un EHPAD et d'une maternité entièrement rénovée en 2017. Pluridisciplinaire, il couvre l'ensemble des activités de chirurgie, médecine et obstétrique : de la cardiologie à l'orthopédie, en passant par la chirurgie digestive et l'ophtalmologie. A cela s'ajoutent la présence d'une coordination hospitalière de prélèvement et de tissus (CHPOT), d'un Accueil Jeunes pour la Vie affective et l'éducation à la sexualité, de centres de prévention et de dépistage des maladies sexuellement transmissibles, d'un centre de ressources et de compétences pour la mucoviscidose (CRCM régional), d'un centre de diagnostic et d'évaluation de l'autisme, de centres experts Schizophrénie et Maladie bipolaire, d'une consultation labellisée "Mémoire", d'un centre d'évaluation et de traitement de la douleur, etc.

Au coeur de l'innovation, le CHV dispose d'un plateau technique de pointe et d'une activité de recherche en constante augmentation. Enfin, l'enseignement et la formation sont formalisés par des liens étroits avec l'Université de Saint-Quentin-en-Yvelines Université Paris-Saclay et un IFSI (institut de formation en soins infirmiers).

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