Description du poste
Activités :
-L'assistant administratif de la celluleterritoriale de coordination des stages IFSI a pour périmètre d’exercice, dansun premier temps, le département 78.
-Placé sous l'autorité hiérarchique Coordonnateurgénéral des instituts du GHT Yvelines Sud, il travaille au sein des locaux del’IFSI de Versailles et partage son temps entre les locaux de la DD ARS 78 etceux de l’IFSI.
-Il constitue la cellule départementale decoordination des stages en lien avec un coordonnateur territorial des stages IFSI.
-Il contribue à l'animation de lapolitique départementale des stages IFSI aux côtés du coordonnateurterritorial.
-Il organise au sein de la celluleterritoriale la réception, le traitement et la circulation de l'information etdes documents liés aux missions de la cellule.
-Il réalise les activités de secrétariatnécessaires à son fonctionnement administratif, logistique et financier.
Description des activités :
- Accueil physique et téléphonique des usagers et réponse aux demandes d’informations et d’orientation de différents interlocuteurs
- Constitution et suivi de la conformité des dossiers relatifs au fonctionnement opérationnel de la cellule(prospection, actualisation des annuaires, ...)
- Traitement des courriers, courriels,documents, dossiers, rapports, comptes rendus de réunions et des Instances,(enregistrement, tri, diffusion, classement et archivage)
- Organisation des réunions de travail
- Prise de rendez- vous, gestion d’agendas
- Préparation des documents en amont des réunions
- Préparation des comptes rendus de réunions
- Gestion et suivi des dossiers et relations avec les offreurs de stages et les IFAS
- Collecte des données statistiques nécessaires à la rédaction du rapport d’activité de la cellule territoriale
- Gestion de la plateforme numérique en collaboration avec le cadre coordonnateur des stages
- Maintenir à jour les bases de données des terrains de stage et des tuteurs.
- Gestion des stocks des fournitures et du matériel dans son domaine
- Participer au RETEX et réunions de suivi
Autres détails
Profil recherché
Savoirs :
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
- Appétence pour les outils numériques, utilisateur avancé "Excel"
Savoirs faire :
- Gestion de son activité en fonction des contraintes, des échéances et des priorités institutionnelles
- Gestion administrative associée aux activités de formation sur les logiciels spécifiquement dédiés
- Sens de l’organisation,rigueur et méthode dans l’exécution du travail
- Aptitude au travail en collaboration ;
- Aptitude au questionnement et au développement d'une posture relationnelle éthique ;
- Capacité organisationnelle;
- Fiabilité et rigueur ;
- Reporting régulier.
Savoir être :
- Posture et positionnement institutionnel ARS
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Communiquer, échanger,partager et transmettre les informations au sein de l’équipe
- Entretenir un climat de travail bienveillant
- Esprit d’équipe et de collaboration
- Instaurer et promouvoir une relation de confiance avec les usagers
- Qualité d’écoute, de diplomatie, de dialogue, de réflexivité, de concertation et de négociation
- Sens de l’initiative,créativité et innovation
- S’adapter aux évolutions de la profession, de la formation et des usagers
- Être en mesure d’adapter ses connaissances et son vocabulaire au public concerné;
- Capacités d’adaptation,d’initiatives,de réactivité et de réflexivité
- Être disponible,organisé, à l’écoute.
Description de l'établissement
Le Centre hospitalier de Versailles est un établissement de santé public, support du GHT (groupement hospitalier de territoire) Yvelines Sud.
Les équipes du CHV, plus de 3000 professionnels, se répartissent sur le territoire des Yvelines Sud : l'hôpital André Mignot au Chesnay-Rocquencourt, le site Richaud et la Maison Despagne à Versailles, les centres d'action médico-sociale précoce (CAMSP) à Versailles et à Trappes, les centres de soins, d'accompagnement et de prévention en addictologie (CSAPA) à Rambouillet, à Trappes et à Versailles.
Le CHV offre des soins de qualité centrés sur les parcours patients : personnes âgées, psychiatrie et santé mentale (enfant/adolescent et adulte) ou encore rééducation. Siège du SAMU 78, le CHV dispose également d'un service d'accueil des urgences adultes et enfants, d'une unité médico-judiciaire, d'un EHPAD et d'une maternité entièrement rénovée en 2017. Pluridisciplinaire, il couvre l'ensemble des activités de chirurgie, médecine et obstétrique : de la cardiologie à l'orthopédie, en passant par la chirurgie digestive et l'ophtalmologie. A cela s'ajoutent la présence d'une coordination hospitalière de prélèvement et de tissus (CHPOT), d'un Accueil Jeunes pour la Vie affective et l'éducation à la sexualité, de centres de prévention et de dépistage des maladies sexuellement transmissibles, d'un centre de ressources et de compétences pour la mucoviscidose (CRCM régional), d'un centre de diagnostic et d'évaluation de l'autisme, de centres experts Schizophrénie et Maladie bipolaire, d'une consultation labellisée "Mémoire", d'un centre d'évaluation et de traitement de la douleur, etc.
Au coeur de l'innovation, le CHV dispose d'un plateau technique de pointe et d'une activité de recherche en constante augmentation. Enfin, l'enseignement et la formation sont formalisés par des liens étroits avec l'Université de Saint-Quentin-en-Yvelines Université Paris-Saclay et un IFSI (institut de formation en soins infirmiers).
Bienvenue au Centre hospitalier de Versailles !